Stemmen tijdens uw online ledenvergadering, live per agendapunt
Uw leden stemmen mee op het moment dat het agendapunt aan de orde is, of ze nu in de zaal zitten, via Teams of Zoom meekijken of thuis de vergadering volgen. Uw voorzitter of secretaris opent de vraag, de leden stemmen met hun persoonlijke stemcode en u ziet de uitslag binnen enkele seconden binnenkomen.
- Live per agendapunt, één vraag of meerdere tegelijk
- In de zaal, via Teams of Zoom, of allebei
- Anoniem, met stemcodes en een proces-verbaal achteraf
Live stemmen tijdens de vergadering: zo werkt het
Bij live stemmen stemt iedereen over hetzelfde punt op hetzelfde moment, net als met handopsteken in de zaal, maar dan anoniem, met gewogen stemmen als dat nodig is, en met een uitslag die u achteraf kunt verantwoorden. Zo gaat het, in vier stappen:
Stemmen per agendapunt in vier stappen
- Agenda klaarzettenElk agendapunt waarover gestemd wordt, wordt een vraag: een voorstel (Akkoord / Niet akkoord / Blanco), een benoeming (Ja / Nee / Ik onthoud mij van stemmen), een stelling (Voor / Tegen / Onthouding) of de keuze uit kandidaten. Per vraag kunt u een toelichting toevoegen, bijvoorbeeld de tekst van het voorstel.
- Stemcodes versturenElke stemgerechtigde krijgt vooraf een persoonlijke stemcode. Daarmee logt hij of zij tijdens de vergadering in op de stempagina.
- Vraag openen en stemmenIs het agendapunt aan de orde, dan opent de moderator (de voorzitter of secretaris van uw organisatie) de vraag. De stemmers zien de vraag verschijnen en stemmen op hun telefoon, tablet of laptop.
- Vraag sluiten en uitslag tonenDe moderator sluit de vraag. De uitslag staat er direct, met de opkomst erbij. Na de vergadering downloadt u het proces-verbaal als pdf.
Wat doet de moderator tijdens de vergadering?
De moderator is de voorzitter of secretaris van uw organisatie: hij of zij bedient de stemming tijdens de vergadering. Op het moderatorscherm ziet hij of zij de hele agenda met alle vragen op volgorde.
Vragen openen
Bij elke vraag staat de knop “Open deze vraag”. Eén klik en de vraag staat open voor alle stemgerechtigden.
Eén vraag of meerdere tegelijk
Meestal opent u één vraag per agendapunt. Gaat een agendapunt over meerdere besluiten, bijvoorbeeld de benoeming van drie bestuursleden, dan opent u die vragen tegelijk. De stemmers krijgen ze dan op volgorde voorgelegd en beantwoorden ze een voor een.
Lopende uitslag volgen
Zolang een vraag open staat, ziet de moderator de lopende uitslag en de opkomst. Die wordt elke 5 seconden bijgewerkt. Zo ziet u wanneer (bijna) iedereen gestemd heeft en u de vraag kunt sluiten.
Vragen sluiten
Met één klik sluit u de vraag. Daarna kan niemand meer op die vraag stemmen en staat de uitslag vast.
Uitslag bekendmaken
De voorzitter leest de uitslag voor, of u deelt het scherm met de uitslag in de zaal of in Teams of Zoom.
Dat geldt in beide pakketten: Vote Company opent en sluit nooit zelf de vragen. Bij Full-service richten wij alles in, versturen wij de stemcodes en zijn wij tijdens de vergadering bereikbaar als vaste contactpersoon.
Wat ziet het lid dat stemt?
Het lid opent de stempagina en vult de persoonlijke stemcode in. Staat er nog geen vraag open, dan ziet het lid dat de stemming nog niet begonnen is. Zodra u een vraag opent, verschijnt die op het scherm, met de toelichting en de antwoordmogelijkheden. Het lid kiest een antwoord en krijgt de bevestiging “stem ontvangen”. Een uitgebrachte stem is anoniem en definitief.
De stempagina werkt op telefoon, tablet en laptop, in het Nederlands en het Engels.
Vooraf stemmen en live stemmen combineren
De stemsoftware kent twee werkwijzen. Bij een vaste stemperiode opent en sluit de stemming op tijden die u vooraf instelt, bijvoorbeeld van maandag tot vrijdag voor de vergadering. Bij live stemmen opent en sluit de moderator de vragen tijdens de vergadering.
U kunt beide combineren in één stemming, voor één pakketprijs. Bijvoorbeeld: de jaarstukken en de begroting zet u een week vooraf open, zodat leden die er niet bij kunnen toch hun stem uitbrengen. Over punten waarover eerst gediscussieerd moet worden, zoals een statutenwijziging of een bestuursbenoeming, stemt u live tijdens de vergadering.
Zo vergroot u de opkomst zonder de discussie in de vergadering over te slaan.
Een hybride ALV: de zaal en thuis in één uitslag
Bij een hybride ALV zit een deel van de leden in de zaal en volgt een deel de vergadering online. Met de stemsoftware stemt iedereen op dezelfde manier: met de eigen stemcode op de eigen telefoon of laptop. Leden in de zaal en leden thuis tellen mee in dezelfde uitslag, op hetzelfde moment.
Dat scheelt stembiljetten tellen en handen tellen in de zaal, en het voorkomt dat thuisblijvers op een andere manier stemmen dan de leden in de zaal. Iedereen stemt anoniem, en met de persoonlijke stemcode stemt iemand één keer per vraag.
Werkt naast Teams, Zoom of de zaal
Onlinestemtool.nl is stemsoftware, geen vergaderplatform. Beeld en geluid zitten niet in de stemsoftware. U vergadert zoals u gewend bent: in de zaal, via Microsoft Teams, via Zoom of met een combinatie daarvan. De leden houden de vergadering in beeld en stemmen in een tweede venster of op hun telefoon.
Het voordeel: u hoeft geen nieuw vergaderprogramma te leren en uw leden ook niet. U voegt alleen het stemmen toe.
Wilt u beeld en geluid ook laten verzorgen, bijvoorbeeld een live uitzending vanuit de zaal? Dan werken wij samen met partner Meeting Masters.
Gewogen stemmen, ook live
Heeft niet elk lid evenveel stemmen? Denk aan een coöperatie waar het stemgewicht afhangt van het aantal aandelen, een VvE met breukdelen of een ledenraad waar afdelingen naar grootte stemmen. U geeft per stemgerechtigde het stemgewicht op. Tijdens de live stemming telt de lopende uitslag de gewogen stemmen meteen mee, en het proces-verbaal toont de uitslag zoals die volgens uw regels geldt.
Weging is een optie van € 199 per stemming.
Uitslag direct, proces-verbaal achteraf
Tijdens de stemming ziet de moderator de lopende uitslag en de opkomst, elke 5 seconden bijgewerkt. Na het sluiten staat de uitslag per vraag vast. Na afloop downloadt u het proces-verbaal als pdf: met per vraag de uitslag en de opkomst. Dat document voegt u bij de notulen, zodat u ook later kunt laten zien hoe elk besluit tot stand kwam.
Live stemmen met DIY of Full-service
Live en hybride stemmen kan in beide pakketten.
€ 495 per stemming
+ € 0,35 per uitnodiging
U zet de agenda zelf als vragen klaar en genereert en verstuurt de stemcodes zelf. Tijdens de vergadering opent en sluit uw voorzitter of secretaris de vragen, en na afloop downloadt u de uitslag en het proces-verbaal.
€ 795 per stemming
+ € 0,35 per uitnodiging
Vote Company richt alles in en verstuurt de stemcodes. Tijdens de vergadering opent en sluit uw voorzitter of secretaris de vragen, en zijn wij bereikbaar als vaste contactpersoon. Omdat wij de codes versturen, kan uw organisatie een stem niet herleiden tot een persoon.
Veilig, anoniem en AVG-proof
Alleen wie een stemcode heeft, kan stemmen, en met de persoonlijke stemcode stemt iemand één keer per vraag. Niemand kan zien wat een stemmer heeft gestemd; de organisatie ziet wel wie al gestemd heeft. Bij Full-service versturen wij de stemcodes, en dan kan de organisatie een stem niet herleiden tot een persoon. De gegevens staan in Nederland en de detailgegevens worden 14 dagen na het sluiten van de stemming verwijderd.
Onlinestemtool.nl is powered by Vote Company: ruim 1.000 besloten verkiezingen per jaar, 16+ jaar ervaring en 100% controleerbare uitslagen.
Zij stemmen online met ons
Veelgestelde vragen over live en hybride stemmen
Kunnen leden ook met hun telefoon stemmen tijdens de vergadering?
Ja. De stempagina werkt op telefoon, tablet en laptop. Leden in de zaal stemmen meestal met hun telefoon, leden die via Teams of Zoom meekijken vaak in een tweede venster op hun laptop.
Kan ik vooraf laten stemmen en tijdens de vergadering live stemmen?
Ja. Agendapunten waarover geen discussie nodig is, zet u vooraf open met een vaste stemperiode. Punten waarover eerst gesproken wordt, brengt u live in stemming. Samen is dat één stemming, voor één pakketprijs.
Kan ik de vergadering zelf ook via Onlinestemtool.nl houden?
Nee, Onlinestemtool.nl is stemsoftware zonder beeld en geluid. U vergadert in de zaal, via Teams, via Zoom of een combinatie daarvan, en de leden stemmen via de stempagina. Wilt u beeld en geluid laten verzorgen, dan kan dat in samenwerking met partner Meeting Masters.
Kan ik meerdere vragen tegelijk openen?
Ja. Gaat een agendapunt over meerdere besluiten, zoals het benoemen van meerdere bestuursleden, dan opent u die vragen tegelijk. De stemmers krijgen ze op volgorde en beantwoorden ze een voor een. Een vraag kan ook overslaanbaar worden ingesteld.
Mag onze vereniging tijdens een online of hybride ledenvergadering digitaal stemmen?
Dat hangt af van uw statuten. Daarin staat of leden elektronisch mogen stemmen en onder welke voorwaarden. Kijk ook naar wat de statuten zeggen over het quorum en over stemmen bij volmacht. Twijfelt u, vraag het dan na bij uw notaris of juridisch adviseur. Wij denken graag mee over hoe u de stemming inricht.
Ziet de moderator wie wat gestemd heeft?
Nee. Niemand kan zien wat een stemmer heeft gestemd. De moderator ziet de lopende uitslag en de opkomst, en de organisatie ziet wie al gestemd heeft. Bij Full-service versturen wij de stemcodes, en dan kan de organisatie een stem niet herleiden tot een persoon. Bij DIY verstuurt de organisatie de codes zelf en weet zij dus wie welke code kreeg. De stem is definitief. Na het sluiten van de stemming staat de uitslag in het proces-verbaal; de detailgegevens worden 14 dagen na sluiting verwijderd.
Uw volgende ledenvergadering live laten stemmen?
Vertel ons de datum, het aantal stemgerechtigden en of u in de zaal, online of hybride vergadert. U ontvangt uw offerte binnen 1-2 werkdagen.
