Online stemmen bij de ALV
Laat uw leden digitaal stemmen over elk agendapunt van de algemene ledenvergadering. Vooraf in een vaste stemperiode, live tijdens de vergadering of allebei. Iedere stemgerechtigde stemt met een persoonlijke stemcode, de stem is anoniem en na afloop heeft u direct een uitslag met proces-verbaal.
- Stemmen per agendapunt, vooraf of live
- Gewogen stemmen en volmachten te verwerken
- Uitslag en proces-verbaal direct na sluiten
Wat is een online ALV?
De algemene ledenvergadering is het moment waarop de leden van een vereniging of coöperatie samen besluiten nemen. Bij een online ALV brengen de leden hun stem digitaal uit. Dat kan als de hele vergadering online plaatsvindt, maar ook naast een vergadering in een zaal of via Teams of Zoom. Leden die niet aanwezig kunnen zijn, stemmen dan toch mee. Zo betrekt u meer leden bij de besluiten van uw vereniging.
Zo ziet een ALV-agenda eruit in de stemtool
Elk agendapunt waarover gestemd wordt, wordt een vraag in de stemtool. Een gebruikelijke agenda ziet er zo uit:
- Vaststellen van de notulen van de vorige ALV · voorstel: Akkoord / Niet akkoord / Blanco
- Goedkeuren van het jaarverslag · voorstel: Akkoord / Niet akkoord / Blanco
- Vaststellen van de jaarrekening · voorstel: Akkoord / Niet akkoord / Blanco
- Decharge van het bestuur · voorstel: Akkoord / Niet akkoord / Blanco
- Herbenoeming van een bestuurslid · benoeming: Ja / Nee / Ik onthoud mij van stemmen
- Benoeming van een nieuw bestuurslid · benoeming: Ja / Nee / Ik onthoud mij van stemmen, of bij meerdere kandidaten: kandidaat kiezen
Bij elke vraag kunt u een toelichting zetten, bijvoorbeeld een link naar de jaarrekening of een korte motivatie van de kandidaat. U bepaalt ook of een stemmer een vraag mag overslaan.
Wat u regelt voor een digitale stemming in uw vereniging
Een geldige stemming begint bij uw eigen regels. Voordat u de stemming inricht, loopt u vier punten na: wat uw statuten zeggen over digitaal stemmen, welk quorum geldt, hoe u omgaat met volmachten en of stemmen een gewicht hebben. Hieronder leest u per punt waar u op let en wat de stemtool daarbij doet.
Statuten
Of uw leden digitaal mogen stemmen tijdens of rond de ALV, staat in uw statuten, soms aangevuld door het huishoudelijk reglement. Lees na wat daarin staat over stemmen op afstand of via een elektronisch middel, en over de termijn waarbinnen leden vooraf mogen stemmen. Staat er niets over, of twijfelt u, overleg dan met uw notaris of juridisch adviseur voordat u de stemming inplant. Wij adviseren niet over uw statuten; de stemming wordt ingericht volgens de regels die daarin staan.
Quorum
Veel statuten vragen een minimaal aantal aanwezige of stemmende leden voordat een besluit geldig is, en voor sommige besluiten een grotere meerderheid. Welk quorum geldt, leest u in uw statuten. In de lopende uitslag ziet u tijdens de stemming de opkomst, elke 5 seconden bijgewerkt. Zo kunt u als voorzitter zelf beoordelen of aan het quorum uit uw statuten is voldaan, ook als een deel van de leden in de zaal zit en een deel online meestemt.
Volmachten
Mag een lid een ander lid machtigen om namens hem te stemmen? Dat bepalen uw statuten, net als het maximum aantal volmachten per lid. U verzamelt de volmachten zelf, zoals u gewend bent. In het platform wordt het stemgewicht van de volmachtgever opgeteld bij dat van de gemachtigde. De volmachtgever krijgt zelf geen stemcode. Volmachten zitten standaard in beide pakketten; daarvoor heeft u de optie weging niet nodig.
Gewogen stemmen
Heeft niet elk lid evenveel stemmen? Bijvoorbeeld bij een coöperatie waar het aantal stemmen afhangt van het aantal aandelen, of bij een vereniging met lidorganisaties van verschillende grootte? Dan geeft u per stemgerechtigde een eigen stemgewicht op. De uitslag telt dat gewicht automatisch mee. Weging is een optie van € 199 per stemming.
Vooraf stemmen, live stemmen of allebei
Vooraf in een vaste stemperiode
De stemming opent en sluit op de tijden die u instelt. Leden stemmen wanneer het hen uitkomt.
Live tijdens de vergadering
De voorzitter of secretaris van uw vereniging opent en sluit de vragen per agendapunt.
Vooraf plus live
Leden die er niet bij kunnen zijn, stemmen vooraf; andere punten brengt u live in stemming. Dat is één stemming, voor één pakketprijs.
Stemmen in de zaal en online
Zitten leden in de zaal en kijken anderen mee via Teams of Zoom? Dan stemt iedereen met zijn eigen stemcode via dezelfde stempagina, en alle stemmen komen samen in één uitslag.
Zo organiseert u een online stemming voor uw ALV
- AanvraagU vraagt een offerte aan en kiest DIY of Full-service. U hoort binnen 1-2 werkdagen van ons.
- VragenDe agendapunten worden vragen, met het juiste antwoordtype en eventueel een toelichting.
- StemgerechtigdenUit uw ledenlijst komen de stemcodes, met een stemgewicht als dat nodig is.
- Test-stemmingU stemt zelf een keer proef, zodat u ziet wat uw leden zien.
- UitsturenIedere stemgerechtigde krijgt een persoonlijke stemcode per e-mail. Daarmee logt hij in op de stempagina.
- Stemming en uitslagDe stemming loopt vooraf of live. Na sluiten downloadt u de uitslag en het proces-verbaal als pdf.
Uitslag en proces-verbaal voor uw notulen
Tijdens de stemming volgt u de lopende uitslag en de opkomst, elke 5 seconden bijgewerkt. Na het sluiten staat de uitslag vast en downloadt u het proces-verbaal als pdf. Dat voegt u bij de notulen van de ALV. Niemand kan zien wat een stemmer heeft gestemd; u ziet wel wie al gestemd heeft. Een uitgebrachte stem is definitief en kan niet meer veranderen.
Veilig, anoniem en AVG-proof
Alleen wie een stemcode heeft, kan stemmen, en met de persoonlijke stemcode stemt iemand één keer per vraag. Bij Full-service versturen wij de stemcodes, en dan kan uw vereniging een stem niet herleiden tot een persoon. Uw gegevens blijven in Nederland. Detailgegevens verwijderen we 28 dagen na sluiting van de stemming. Vote Company faciliteert al meer dan 16 jaar besloten verkiezingen, ruim 1.000 per jaar, met 100% controleerbare uitslagen.
Welk pakket past bij uw ALV?
€ 495 per stemming
+ € 0,35 per uitnodiging
U zet de agendapunten zelf in ons platform, maakt en verstuurt zelf de stemcodes en downloadt zelf de uitslag en het proces-verbaal. Tijdens de vergadering opent en sluit uw voorzitter of secretaris de vragen. Past bij een secretaris of bestuur dat graag zelf de regie houdt en een overzichtelijke ledenlijst heeft.
€ 795 per stemming
+ € 0,35 per uitnodiging
Wij zetten de vragen voor u klaar en verzorgen de verzending van de stemcodes. U levert de agenda en de ledenlijst aan, wij doen de rest en zijn tijdens de vergadering bereikbaar als vaste contactpersoon. Uw voorzitter of secretaris opent en sluit de vragen. Omdat wij de codes versturen, kan uw vereniging een stem niet herleiden tot een persoon. Past bij een eerste online ALV, een grote ledenlijst, gewogen stemmen, en bij gevoelige stemmingen zoals een bestuursverkiezing of statutenwijziging.
Kosteloos annuleren tot 14 dagen voor de start.
Handige opties bij een ALV
Weging: € 199 · Extra kiesgroep (bijvoorbeeld leden en ereleden apart): € 95 · Reminders aan leden die nog niet stemden: € 95 eenmalig + € 0,20 per verstuurde reminder · Meertalig: Nederlands en Engels zijn standaard inbegrepen, een andere extra taal kost € 125 per taal. Houdt u vaker per jaar een stemming? Vraag naar een jaarlicentie.
Zij stemmen online met ons
Klanten geven Vote Company gemiddeld een 9+.
Ook online stemmen voor
- Vereniging van Eigenaren (VvE)
- Bestuursverkiezing
- Statutenwijziging
- Ledenraadpleging
- Peiling
- Deelnemersraad
- Cao-stemming
Staat uw stemming er niet tussen? Vrijwel elke besloten stemming is met Onlinestemtool.nl te organiseren. Ook een OR-verkiezing regelen wij voor u.
Veelgestelde vragen over online stemmen bij de ALV
Mag onze vereniging digitaal stemmen tijdens de ALV?
Dat bepalen uw statuten. Staat er iets in over stemmen op afstand of via een elektronisch middel, dan kunt u dat volgen. Twijfelt u, overleg dan met uw notaris of juridisch adviseur.
Kunnen leden ook vooraf stemmen?
Ja. U stelt een stemperiode in die opent en sluit op de tijden die u kiest. U kunt dat combineren met live stemmen tijdens de vergadering; samen is dat één stemming.
Hoe stemt een lid?
Het lid krijgt een persoonlijke stemcode per e-mail, opent de stempagina en vult de stemcode in.
Is de stem anoniem?
Ja. Niemand kan zien wat een stemmer heeft gestemd; u ziet wel wie al gestemd heeft. Bij Full-service versturen wij de stemcodes, en dan kan uw vereniging een stem niet herleiden tot een persoon. Bij DIY verstuurt u de codes zelf en weet u dus wie welke code kreeg. Een uitgebrachte stem is definitief.
Kunnen we gewogen stemmen gebruiken?
Ja, met de optie weging (€ 199) geeft u elke stemgerechtigde een eigen stemgewicht.
Hoe zien we de opkomst?
De lopende uitslag toont de opkomst, elke 5 seconden bijgewerkt. Of het quorum is gehaald, toetst u aan uw statuten.
Werkt het naast Teams of Zoom?
Ja. Leden volgen de vergadering via uw eigen verbinding en stemmen op de stempagina. Beeld en geluid zitten niet in de stemtool.
Wat krijgen we na afloop?
De vaste uitslag en een proces-verbaal als pdf, dat u bij de notulen voegt.
Wat als de ALV niet doorgaat?
Tot 14 dagen voor de start annuleert u kosteloos. Daarna betaalt u 50% van de pakketprijs, binnen 7 dagen voor de start 100% van de pakketprijs. Wilt u de ALV verplaatsen? Neem dan contact met ons op.
Uw ALV online laten stemmen?
Stuur ons de datum van uw ALV en het aantal stemgerechtigden. U ontvangt uw offerte binnen 1-2 werkdagen. Liever eerst bellen? 085 065 4618.
